Muchos contadores emiten los documentos tributarios por sus clientes, y para eso necesitan el certificado. Es perfectamente válido: el certificado es un archivo y se puede instalar en más de un computador.
Qué significa entregarlo
Quien tenga el archivo y la clave puede firmar documentos tributarios a nombre de tu empresa. No es una contraseña de solo lectura: es la firma del representante legal. Entrégalo solo a alguien de confianza.
Lo recomendado: déjalo por escrito con un mandato
Antes de entregarlo, lo más ordenado —y lo que te protege a ti y al contador— es firmar un mandato: un documento simple donde tú lo autorizas a operar tu certificado ante el SII, con qué puede hacer, hasta cuándo y qué pasa si lo revocas. No es un trámite notarial: se firma en línea con firma electrónica.
Con el mandato firmado queda claro quién autorizó qué y desde cuándo. Si mañana hay una discusión sobre un documento emitido, hay un respaldo; sin él, es la palabra de uno contra la del otro.
Puedes firmarlo con tu contador en Apex Firmas, con la plantilla de mandato ya elegida. Completas los datos, lo firman los dos y queda guardado.
Cómo entregarlo con cuidado
- Firma primero el mandato: deja por escrito qué autorizaste y hasta cuándo.
- Manda el archivo y la clave por canales distintos (por ejemplo, el archivo por correo y la clave por WhatsApp).
- Nunca los escribas juntos en el mismo mensaje ni en un chat grupal.
- Deja registro de a quién se lo entregaste y cuándo.
- Cuando termine la relación con ese contador, no hay forma de «quitarle» el archivo que ya tiene: lo único que lo inutiliza es dar de baja el certificado. Escríbenos a certificados@apexpymes.cl y lo gestionamos con la certificadora.
No sirve «emitir otro y listo»: mientras el actual siga vigente, tu RUT no admite un segundo certificado. Y dar de baja el actual no devuelve lo que pagaste por él; el nuevo se compra aparte. Por eso conviene firmar el mandato antes de entregar nada.
La responsabilidad tributaria de lo que se emita sigue siendo de la empresa, independiente de quién apriete el botón.